1 Chiết xuất (Export) Bảng kê Hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào từ phần mềm kế toán
Tại bước này, bạn cần chiết xuất bảng kê hóa đơn, chứng từ đầu vào từ phần mềm kế toán. Bảng kê hóa đơn, chứng từ đầu vào nên chiết xuất thành file Excel để tiện cho việc sao chép sang file dữ liệu mẫu phục vụ cho việc tra cứu tại bước sau.

2Tải (Download) file mẫu template.xlsx từ website TRACUUHOADON.KRESTON.VN
Tải file mẫu template.xlsx về máy tính của bạn. Đây là định dạng file Microsoft Excel phiên bản 2007 hoặc cao hơn (định dạng file *.xlsx)

3Chép dữ liệu từ Bảng kê Hóa đơn, chứng từ sang file mẫu template.xlsx
Sao chép các cột dữ liệu từ Bảng kê hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào sang các cột tương ứng trên file mẫu template.xlsx đã download, bao gồm: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Tên người bán, Mã số thuế, Mặt hàng, Doanh số mua chưa thuế, Thuế suất và Thuế GTGT.

Bạn cần đảm bảo toàn bộ các cột phải chứa dữ liệu, nếu thiếu dữ liệu tại các cột sẽ dẫn tới phần mềm trả kết quả không chính xác.

Ngoài ra, trong các cột dữ liệu trên, bạn cũng cần lưu ý cột dữ liệu "Mã số thuế" cần để ở dạng text, tức bao gồm mã số thuế ở dạng đầy đủ (ví dụ: 0123456...). Nếu để ở dạng số, ký tự "0" đầu tiên có thể không được giữ lại và dẫn đến kết quả tra cứu không chính xác.

Tại cột dữ liệu "Ngày hóa đơn", bạn cũng cần lưu ở dạng date trong Excel (dd/mm/yyyy là tốt nhất). Nếu để định dạng khác hoặc không phải kiểu ngày tháng (chứa chữ) có thể dẫn đến lỗi phần mềm.

Tại cột dữ liệu "Doanh số", "Thuế suất" và "VAT", bạn cần lưu ở định dạng số (các ký tự khác số như "-" hiển thị cho số 0 cần đổi thành 0 hoặc xóa đi). Nếu để định dạng khác không phải kiểu số sẽ dẫn đến lỗi phần mềm.

Bạn cũng có thể đổi tên file tùy ý, miễn là giữ nguyên định dạng file *.xlsx để phục vụ cho việc kiểm tra nhiều file.

4Tải lên (Upload) file Excel đã có dữ liệu lên TRACUUHOADON.KRESTON.VN để kiểm tra
Bước cuối cùng, bạn chỉ cần upload file Excel đã có dữ liệu lên website TRACUUHOADON.KRESTON.VN để kiểm tra. Bạn đợi một chút thời gian, tùy thuộc vào số lượng hóa đơn cần kiểm tra, dung lượng file, để phần mềm xử lý và trả lại kết quả.

Phần mềm sẽ thông báo lỗi trong các trường hợp định dạng file không đúng hoặc số lượng hóa đơn vượt quá số lượng hóa đơn tối đa được kiểm tra trong mỗi lần hoặc thời gian kiểm tra giữa 2 lần ngắn hơn thời gian tối thiểu được quy định đối với cấp độ thành viên tương ứng.

?TRACUUHOADON.KRESTON.VN có mấy cấp độ thành viên? quyền lợi của các cấp độ thành viên là gì?
Hiện tại, Kreston (VN) cho phép người sử dụng kiểm tra lên tới 10.000 hóa đơn cho mỗi lần và không phải đợi giữa mỗi lần kiểm tra một cách MIỄN PHÍ và KHÔNG CẦN ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN. Nếu đăng ký làm thành viên, người sử dụng có thể kiểm tra lên tới 100.000 hóa đơn cho mỗi lần.

?Tôi có phải mất phí để sử dụng TRACUUHOADON.KRESTON.VN?
Bạn không phải mất bất cứ một khoản chi phí nào để được sử dụng TRACUUHOADON.KRESTON.VN. Đây là trang web được chúng tôi xây dựng để hỗ trợ cộng đồng những người làm kế toán và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam.

?Tại sao TRACUUHOADON.KRESTON.VN giới hạn số lượng hóa đơn trong mỗi lần kiểm tra?
Để đảm bảo máy chủ không bị quá tải, phục vụ được nhiều nhất cho cộng đồng, chúng tôi buộc phải giới hạn số lượng hóa đơn trong mỗi lần kiểm tra.

Tuy nhiên, với việc cho phép kiểm tra lên tới hàng chục nghìn đến hàng trăm nghìn hóa đơn cho mỗi lần cũng gần như việc không giới hạn do thực tế rất ít các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn kiểm tra lớn như vậy.

?Dữ liệu của TRACUUHOADON.KRESTON.VN có đáng tin cậy hay không?
Chúng tôi cố gắng cập nhật thường xuyên và duy trì độ tin cậy cao nhất cho TRACUUHOADON.KRESTON.VN. Tuy nhiên, các thông tin chỉ nên sử dụng ở mức độ tham khảo. Để kiểm tra chi tiết từng hóa đơn, chúng tôi khuyến cáo bạn nên kiểm tra lại trên trang web chính thức của Tổng Cục thuế tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

?TRACUUHOADON.KRESTON.VN có lưu dữ liệu của tôi hay không?
Chúng tôi KHÔNG lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào của người sử dụng khi tiến hành kiểm tra. Tuy nhiên, nếu không yên tâm mà vẫn muốn sử dụng công cụ này, bạn có thể điền bất kỳ số liệu nào vào cột số tiền hoặc nội dung ở tất cả các dòng (ví dụ điền "ABC" cho tất cả các dòng ở cột nội dung hoặc điền "100" cho tất cả các dòng ở cột Doanh thu hoặc thuế), miễn là giữ lại cột dữ liệu "Mã số thuế" để công cụ tra cứu có thể xử lý. Lưu ý, không để trống bất kỳ cột nào, nếu không phần mềm sẽ trả lại kết quả không chính xác. Sau khi có kết quả, bạn có thể tự kiểm tra ngược lại với dữ liệu đầy đủ của bạn.